El trabajador del conocimiento promedio disfruta de apenas cinco minutos de tiempo ininterrumpido y, una vez interrumpido, la mitad ni siquiera volverá a lo que estaban haciendo en primer lugar. Sin embargo, las expectativas organizacionales o las presiones sociales hacen que sea difícil resistir el impulso deverifique los correos electrónicos o mensajes de texto entrantes: las tareas urgentes serán condenadas.
La investigación sugiere que tales interrupciones no son necesariamente malas e incluso pueden ser productivas.
"Sé por experiencia personal que algunas interrupciones son realmente buenas", dice Shamel Addas, profesor asistente de sistemas de información en Smith School of Business. "Depende del contenido y el momento. Puede obtener información crítica que ayudará, como completar tu tarea. Así que esa es una de las suposiciones que creo que debe ser desafiada y probada ".
Addas ha realizado varios estudios para obtener más información sobre la relación entre las interrupciones relacionadas con la tecnología y el rendimiento.
Encontró que las interrupciones que no se relacionaban con las actividades primarias socavaban el desempeño de los trabajadores: conducían a tasas de error más altas, peor memoria y menor calidad de salida. También les tomó más tiempo a los trabajadores regresar a su trabajo primario y completar sus tareasEstas interrupciones también tuvieron un efecto indirecto en el rendimiento al aumentar los niveles de estrés de los trabajadores.
Las interrupciones por correo electrónico relacionadas con las actividades primarias de los trabajadores también aumentaron los niveles de estrés, pero también aumentaron el rendimiento de los trabajadores. Dichas interrupciones estaban vinculadas al procesamiento consciente de las actividades de la tarea, lo que condujo a un mejor rendimiento tanto en términos de eficiencia como de efectividad
Addas también descubrió que las características de la tecnología de interrupción pueden influir en los resultados de las interrupciones de manera positiva o negativa. Las personas que participaron en varios hilos de conversaciones por correo electrónico al mismo tiempo o aquellos que fueron interrumpidos por correo electrónico pero dejaron que los mensajes se acumularanarriba en su bandeja de entrada experimentó mayores niveles de estrés y menor rendimiento.
Y aquellos que reprocesaron los mensajes recibidos durante los episodios de interrupciones o ensayaron las respuestas de sus mensajes antes de enviarlos vieron algunos beneficios. Hacer esto les permitió procesar sus tareas con mayor atención, dice Addas, lo que aumentó su desempeño.
¿Qué significa esto para los gerentes? Por un lado, solo reconocer que hay diferentes tipos de interrupciones, cada una con su propio compromiso, puede ayudar a los gerentes a mitigar los impactos negativos en el rendimiento y el estrés.
Addas sugiere que los gerentes desarrollen intervenciones y programas de gestión de correo electrónico, como especificar una ventana de tiempo de respuesta para los correos electrónicos en función de su urgencia o relevancia para las actividades primarias. También pueden establecer períodos de tiempo de silencio para el trabajo ininterrumpido. Y pueden alentar el trabajogrupos para desarrollar estrategias efectivas de coordinación para garantizar que las interrupciones de una persona no afecten negativamente a los colegas.
En cuanto a las personas, pueden comenzar a manejar las interrupciones en lote en lugar de en tiempo real para reducir los costos de alternar entre tareas e interrupciones. Para reducir el estrés por sobrecarga, sugiere Addas, las personas deben limitar los intercambios paralelos durante las interrupciones y eliminaro mensajes de carpeta que son de uso limitado para su trabajo principal.
"Las personas podrían considerar pensar en los mensajes que construyen y examinar cuidadosamente los mensajes recibidos previamente según sea necesario para garantizar que procesen sus tareas con mayor atención, lo que es beneficioso para el rendimiento", dice Addas.
Addas cree que también hay que tener en cuenta las implicaciones de diseño, particularmente en relación con los sistemas sensibles al contexto y los clientes de correo electrónico. Los sistemas conscientes del contexto saben en qué tipo de tareas están trabajando las personas y pueden detectar períodos altos y bajos de carga de trabajo ".programado para detectar mensajes de contenido relevante para la tarea y distinguir entre interrupciones incongruentes y congruentes ", dice." Luego pueden manipular el momento en que cada tipo de interrupción se muestra a los usuarios, como enmascarar las interrupciones incongruentes hasta un momento posterior ".
Fuente de la historia :
Materiales proporcionado por Stephen JR Smith Escuela de Negocios, Queen's University . Nota: El contenido puede ser editado por estilo y longitud.
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